Reisekostenpauschalen in Deutschland 2026: Aktuelle Sätze, Regeln und Tipps

Spesen (auch Reisekosten oder Dienstreisekosten genannt) sind Ausgaben, die Arbeitnehmern oder Selbstständigen bei der Ausübung ihrer beruflichen Pflichten außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsplatzes entstehen.

Dazu gehören vor allem Kosten für Transport, Verpflegung, Unterkunft und andere notwendige Ausgaben während einer Dienstreise.

Die korrekte Abrechnung von Spesen im Jahr 2026 ist wichtig für die Steueroptimierung und zur Vermeidung unnötiger Verluste.

Wichtigste Informationen zu Spesen 2026

Spesen sind berufsbedingte Ausgaben während einer Dienstreise

Die Verpflegungspauschalen in Deutschland bleiben 2026 unverändert

14 € (bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden)

28 € (bei 24 Stunden Abwesenheit)

Auslandspauschalen wurden für 2026 aktualisiert

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Spesen zu erstatten

Steuerfrei sind nur Erstattungen innerhalb der festgelegten Pauschalen

Was sind Spesen?

Spesen sind Ausgaben, die auf Anweisung des Arbeitgebers während einer Dienstreise entstehen. Dazu zählen:

- Transportkosten (ÖPNV, Auto, Zug, Flugzeug)

- erhöhte Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand)

- Unterkunftskosten

- Nebenkosten (Parken, Telefon, Maut usw.)

👉 Im Steuersystem sind Spesen in der Regel steuerfrei, sofern sie die gesetzlichen Grenzen nicht überschreiten.

Abrechnung von Spesen im Jahr 2026

Pflichten des Arbeitgebers und Steuern

Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, Spesen zu erstatten.

Die Bedingungen sind meist geregelt in:

- dem Arbeitsvertrag

- dem Tarifvertrag

- internen Unternehmensrichtlinien

Wenn Spesen nicht erstattet werden, können sie in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

👉 Wichtig:

Wenn die Erstattung die Pauschalen übersteigt, gilt der Unterschied als steuerpflichtiges Einkommen.

Verpflegungspauschalen 2026 (Deutschland)

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten:

- 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

- 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit

- 14 € am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen

Kürzung bei bereitgestellter Mahlzeit:

- Frühstück: –20 %

- Mittag- oder Abendessen: –40 %

👉 Dies gilt auch, wenn die Mahlzeit vom Arbeitgeber oder Hotel gestellt wird.

Auslandspauschalen 2026

Ab dem 1. Januar 2026 gelten neue Sätze, festgelegt vom deutschen Bundesministerium der Finanzen (BMF).

Grundregeln:

- bei eintägigen Reisen gilt die Pauschale des letzten Arbeitsortes

- bei mehrtägigen Reisen gilt die Pauschale des Aufenthaltsortes

Beispiele:

Belgien: 59 € / 40 €

Niederlande: 58 € / 39 €

Schweiz (Genf): 82 € / 55 €

USA: ca. 59 € / 40 € (je nach Bundesstaat)

Kilometer- und Transportkostenerstattung

Bei Nutzung eines Privatfahrzeugs:

- 0,30 € pro Kilometer

Dieser Betrag kann ohne Belege erstattet werden.

Unterkunftskosten

- mit Beleg: tatsächliche Kosten werden erstattet

- ohne Beleg: pauschale Erstattung möglich

👉 In Deutschland beträgt die Pauschale ca. 20 € pro Nacht (ohne Beleg).

Praktische Tipps für Spesen 2026

- Bewahren Sie alle Belege auf

- Halten Sie interne Fristen im Unternehmen ein

- Verwenden Sie aktuelle Pauschalen

- Reichen Sie die Abrechnung so schnell wie möglich ein

Häufige Fehler

- Verwendung falscher (veralteter) Pauschalen

- Nichtberücksichtigung bereitgestellter Mahlzeiten

- Fehlende Belege

- Versäumnis von Fristen

- Vermischung privater und beruflicher Ausgaben

Die Spesen in Deutschland bleiben 2026 stabil, insbesondere bei Inlandsreisen. Änderungen betreffen vor allem die Auslandspauschalen.

Eine korrekte Abrechnung hilft Ihnen, Steuern zu optimieren und maximale Erstattungen zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Wann habe ich Anspruch auf Spesen?

Der Anspruch hängt vom Arbeitsvertrag ab und ist nicht automatisch gesetzlich geregelt.

Was ist eine Dienstreise?

Arbeit außerhalb Ihres Hauptarbeitsplatzes.

Wie lange kann ich Verpflegungspauschalen erhalten?

Maximal 3 Monate am selben Ort.

Brauche ich Belege?

Für Verpflegung nicht, für Unterkunft und andere Kosten schon.

Kann ich Spesen selbst geltend machen?

Ja, über die Steuererklärung.

Quelle: stepstone.de